Das sind wir: Sabrina Strelow
Viele der empirischen Fragestellungen, die am Institut erforscht werden, können nur dank der Unterstützung engagierter Studienteilnehmender beantwortet werden. Ihre erste Anlaufstelle ist Sabrina Strelow, die seit 16 Jahren mit großem Fingerspitzengefühl und viel Herzblut im Telefonstudio arbeitet. Über die Jahre hat sie einen besonderen Draht zu den Probanden der Langzeitstudien entwickelt und ist für viele von ihnen eine vertraute Stimme. Im Interview gewährt sie spannende Einblicke in ihren Arbeitsalltag und berichtet, welche Aufgaben ihr besonders Freude bereiten und was sich an ihrer Arbeit im Laufe der Zeit verändert hat.
Du arbeitest im Telefonstudio des Institutes, was sind deine Aufgaben?
Sabrina Strelow: Meine hauptsächliche Aufgabe ist die telefonische Betreuung der Probanden, z.B. Aufnahme in die Castellum-Datenbank, Studieninformationen geben, die Eignung der Probanden erfragen und offene Fragen der Probanden beantworten.
Wie sieht ein typischer Arbeitsalltag für Dich aus?
Sabrina Strelow: Ich höre jeden Morgen als Erstes den Anrufbeantworter ab und checke alle E-Mail-Accounts, für die ich verantwortlich bin. Bei Änderungen wie Terminabsagen oder neuen Infos informiere ich die Studienteams per Mail. Studieninteressenten melden sich über unsere Homepage über das Formular "Anmeldung zur Studienteilnahme" an. Um mir Notizen und Termine zu machen, drucke ich die neuen Anmeldungen für Studienteilnahmen aus und versuche dann, die Interessenten telefonisch zu erreichen. Im Gespräch erhalten sie dann allgemeine Informationen und ich trage sie in die Probandendatenbank Castellum ein. Anschließend werden die Einwilligungserklärungen per Mail verschickt und nach Erhalt wieder ins System hochgeladen, immer unter Berücksichtigung des Datenschutzes. Außerdem rekrutiere ich bereits in Castellum eingetragene Probanden für aktuelle Studien per Telefon.
Bei den Studien werden teilweise hunderte von Probanden gesucht. Wie bewältigst Du diesen hohen Rekrutierungsbedarf?
Sabrina Strelow: Wenn eine Studie viele, sagen wir mal 200, Probanden erfordert, kann es schon mal sein, dass wir über 2000 Personen kontaktieren müssen, um die benötigte Anzahl zu erreichen. Das geht zum Teil per Mail über unsere Probandendatenbank Castellum, viele werden aber auch direkt von uns angerufen. Die Gründe für Absagen sind vielfältig: Einige können nicht teilnehmen, weil sie nicht geeignet sind – wir haben für jede Studien einen speziellen Eignungsfragebogen, andere haben schlicht kein Interesse an dieser Studie, keine Zeit oder leben nicht mehr in Berlin. In diesem Fall erfrage ich dann, ob sie weiterhin Interesse an Online-Studien haben und aktualisiere die Daten. Wenn Probanden generell nicht mehr kontaktiert werden möchten, wird das in Castellum kenntlich gemacht.
Sobald wir die benötigte Anzahl erreicht haben und die ersten Termine feststehen, freue ich mich natürlich, doch manchmal kommen Probanden nicht zur Studie oder sie brechen spontan ab. Dann muss schnell nachrekrutiert werden und das kann dann stressig werden.
Wie gehst Du mit schwierigen Anrufen um?
Sabrina Strelow: Im Allgemeinen sind die Telefonate mit den Probanden sehr angenehm. Wenn es hin und wieder doch mal schwierige Gespräche gibt, ist es wichtig Ruhe zu bewahren, freundlich und sachlich zu bleiben und den Probanden zu signalisieren, dass man sie versteht. Es ist mir sehr wichtig, Vertrauen zum Institut aufzubauen. Wenn Studienteilnehmende sich während des Telefonats zum Beispiel sehr besorgt zeigen, oder andere Zweifel vorbringen, informiere ich auch das Studienteam, sodass sie sich auf die Situation einstellen können. Wir tauschen uns aber auch regelmäßig im Team aus, um den richtigen Umgang mit solchen Fällen zu besprechen.
Was ist Dir während deiner 16-jährigen Tätigkeit positiv in Erinnerung? Gab es eine besondere Begebenheit?
Sabrina Strelow: Besonders beeindruckt bin ich nach wie vor von unserer großen Längsschnittstudie BASE-II, bei der ich von Anfang an dabei war. Bei jeder Erhebung habe ich die Probanden wieder telefonisch eingeladen, was mir immer viel Freude bereitet hat – viele kenne ich ja mittlerweile. Die große Studie war super organisiert und wir haben uns gegenseitig unterstützt, wobei vor allem das „Wir“ zählte. Vor allem ist es schön zu sehen, wie sich auch unter den Probanden Freundschaften entwickeln. Und natürlich habe ich über die Jahre viele sehr nette Kolleg*innen kennengelernt, die ich sehr schätze.
Wie hat sich Deine Tätigkeit in den letzten 16 Jahren verändert?
Sabrina Strelow: Mit den Jahren sind die Aufgaben im Telefonstudio ständig gewachsen und somit auch die Verantwortung. Die Studien werden immer komplexer, insbesondere MRT-Studien und Langzeitstudien, zum Teil auch mit Kindern. Aber vor allem durch die Einführung unserer neuen Probandendatenbank „Castellum“ hat sich unser Aufgabenbereich erweitert. Zu unseren neuen Aufgaben gehören unter anderem die Aktualisierung der Kontaktdaten in Castellum und der Abfrage der Rekrutierungseinwilligung mit allen Datenschutzinformationen, die Suche nach Probanden über Aushänge und andere Kanäle (MPIB-Webseite, Uniaushänge, Zeitungsinserate, Auslage). Außerdem übernehmen wir auch die Aufnahme in die Datenbank bei Anfragen von Interessenten und informieren sie kurz über den Ablauf.
Du hast Castellum angesprochen. Damit wurde eine einheitliche Probandendatenbank für das ganze Institut aufgebaut. Diese enthält mittlerweile mehr als 17.000 Daten von Probanden. Was war Deine Aufgabe?
Sabrina Strelow: Ich erinnere mich noch gut an die Einführung von Castellum während der Corona-Zeit. Ich und meine Kolleg*innen waren im Home-Office und hatten die Aufgabe, die alte Probandendatenbank des Forschungsbereichs Entwicklungspsychologie aufzulösen und alle Probanden in Castellum zu übertragen. Wenn ich mich richtig erinnere, waren in der alten Datenbank ca. 40.000 Personen, die wir angerufen haben, um ihr bestehendes Interesse an den Studien abzufragen, ihre Daten zu aktualisieren und in Castellum zu übertragen. Anfangs gab es Probleme und Unsicherheiten mit der neuen Datenbank, da viele von uns vorher noch nie mit Castellum gearbeitet hatten. Aber durch Online-Meetings und den Austausch untereinander haben wir uns gut eingearbeitet. Besonders Karolina Mader stand uns als Projektkoordinatorin zu dieser Zeit mit Rat und Tat zur Seite. Aus den Erfahrungen mit den Datenbanken habe ich ein kleines Handbuch erstellt.
Es war ehrlicherweise eine mühsame Arbeit, die Castellum-Probandendatenbank mit Personen zu bestücken, da viele Probanden schwer zu erreichen waren oder telefonische Termine nicht eingehalten haben. Hier zählte vor allem der Austausch mit meinen Kolleg*innen, über den aktuellen Ablaufplan, welche Probanden zeitlich verfügbar sind und angerufen werden müssen und über den Informationsfluss zu den verschiedenen Projekten.
Auch heute treffen wir uns noch regelmäßig zum Castellum-Meeting, um die Datenbank stetig weiter zu optimieren, insbesondere in den Bereichen der Rekrutierung, Studienabläufe, Studiennachbearbeitung.
Was macht Dir an Deiner Arbeit besonders Spaß? Und welche Herausforderungen gibt es?
Sabrina Strelow: Mir macht besonders Spaß mit meinem Team über alles zu reden und gemeinsam Lösungen finden, da jeder Tag neue Herausforderungen und Überraschungen mit sich bringt. Herausfordernd ist es manchmal, meine praktischen Erfahrungen an andere zu vermitteln. Ich erkläre Kolleg *innen, die wenig Erfahrung mit der Castellum-Datenbank haben, die Hintergründe und zeige auch, wie diese bedient wird.
Was ist wichtig für eine effektive Kommunikation am Telefon?
Sabrina Strelow: Eine effektive Kommunikation am Telefon erfordert mehr als nur Freundlichkeit. Ein netter und offener Umgang mit den Probanden am Telefon ist sehr wichtig, um Vertrauen aufzubauen. Als Rekrutierender sollte man, die Studien, über die man spricht, gut verstehen, damit die Informationen authentisch und professionell bei den Personen ankommen und auf Nachfragen geantwortet werden kann. Gleichzeitig ist es wichtig, die komplexen Details der Studien so einfach und verständlich wie möglich zu erklären und dabei eigene Worte und Gedanken zu nutzen, um die Informationen greifbarer zu machen.
Wie kam es dazu, dass Du in unserem Telefonstudio begonnen hast und nun schon so lange geblieben bist?
Sabrina Strelow: Ich bin über eine Zeitarbeitsfirma an das MPIB gekommen, als damals eine große Rekrutierung im Rahmen der DA-Studie (daraus wurde später BASE-II) stattfand. Das war für mich Neuland und ich fand es super spannend. Natürlich musste ich auch viele Dinge erlernen und jeder Tag hielt neue Aufgaben und Eindrücke für mich bereit. Am Telefon mit fremden Menschen zu sprechen, sie zu befragen und ihre Daten in die Datenbank einzugeben, war anfangs eine große Herausforderung. Das hat mir richtig Spaß gemacht und war – und ist – eine tolle Erfahrung, bei der ich auch heute immer wieder neue Dinge lerne und erfahre, besonders dank der Unterstützung durch meine netten und hilfsbereiten Kolleg*innen. Sowohl die Gespräche mit den Mitarbeitenden hier am Institut als auch mit den Probanden erlebe ich immer noch als sehr bereichernd.
