Office Manager*in | Forschungsbereich Mensch und Maschine

Das Max-Planck-Institut für Bildungsforschung in Berlin, ein international ausgerichtetes wissenschaftliches Institut, sucht für das Direktionssekretariat des Forschungsbereichs Mensch und Maschine zum nächst möglichen Zeitpunkt eine*n Office Manager*in (Schwerpunkt: Recruiting und Onboarding) (je nach Qualifikation bis zu E 9a TVöD; 39 Wochenstunden).

Die Position ist befristet für zwei Jahre zu vergeben mit der Option auf Verlängerung bzw. Entfristung.

Ihre Aufgaben

• Verantwortliche Betreuung der Recruiting-Prozesse des Centers
• Organisation von Einstellungsverfahren, Vorbereitung von Einstellungsanträgen und Vertragsverlängerungen
• Schnittstelle zur Administration des Instituts (Personalabteilung, Verwaltungsleitung)
• Betreuung internationaler Gäste
• Selbstständige Erledigung der Korrespondenz in englischer und deutscher Sprache
• Terminkoordination
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Reiseplanung, -buchung und Reisekostenabrechnung
• Eigenverantwortliches, professionelles und effizientes Büromanagement in einem kleinen Team
• Organisation von Veranstaltungen, Tagungen und Konferenzen

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikationen
• Relevante Berufserfahrung im Bereich HR und Office Management
• Fundierte EDV-Kenntnisse, insbesondere MacOS, versierter Umgang mit gängigen E-Mail- und Kalenderdiensten sowie Planungstools (z.B. Trello)
• Sehr gute Sprachkenntnisse in Englisch und Deutsch
• Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein, schnelle Auffassungsgabe, lösungsorientiertes Arbeiten, Teamfähigkeit und Flexibilität
• Hohes Maß an Sozialkompetenz, Erfahrung in internationaler Arbeitsumgebung von Vorteil

Unser Angebot

Wir bieten Ihnen ein attraktives Umfeld mit gutem Arbeitsklima, flexiblen Arbeitszeiten sowie ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet in internationaler Umgebung. Die Position ist befristet für zwei Jahre zu vergeben mit der Option auf Verlängerung bzw. Entfristung. Die Vergütung und Sozialleistungen entsprechen den Regelungen des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Das Institut bietet Chancengleichheit, Fortbildungs- und Gesundheitsangebote und eine Kantine mit Gartenterrasse.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jedes Hintergrunds.
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Ihre Bewerbung

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen, die Sie bitte ohne Foto in einer einzelnen PDF bis zum 15.08.2022 hier an uns senden: https://career-chm.mpib-berlin.mpg.de/jobs/1897701-office-manager-in-schwerpunkt-personal